本日は、会議の議事録をChatGPTを使って効率的に要約する方法についてご紹介します。会議の内容をすべてテキストに起こすと、長くなりがちで、後から重要なポイントを確認するのが大変です。そこで、ChatGPTの要約機能を活用すれば、長い議事録も短時間で要点だけを抜き出し、簡潔に整理することが可能です。本日はこの便利なテクニックをデモを交えながら解説していきます！
ChatGPTを使って議事録を要約する方法
ChatGPTでの要約手順の基礎
ChatGPTはテキスト内の重要な情報を抽出するのが得意です。議事録の中から重要な部分だけをピックアップしたい時に最適なツールで、以下のような手順で進めていきます。
議事録の入力準備
まず、音声入力などで作成した議事録をChatGPTに貼り付けます。通常、会議の内容をすべてテキストにすると長文になりますが、この長文こそChatGPTに要約を依頼する価値があります。議事録全体をコピーし、ChatGPTの入力欄に貼り付ける準備をしましょう。
要約依頼の指示方法
ChatGPTに要約を依頼する際の指示が要点を整理する鍵です。例えば「この議事録を要約して、重要なポイントのみを抽出してください」といった具体的な指示を与えることで、重要部分だけが簡潔にまとめられた要約が得られます。「簡潔に」「ポイントのみ」といったキーワードを使うと、さらに適切な要約が生成されやすくなります。
ChatGPTによる要約デモ
では、実際にChatGPTに議事録を要約してもらう手順をデモンストレーションしていきましょう。この例では、会議で話し合われた内容が含まれたテキストを使い、どのようにして要約が出力されるかを確認します。
デモの例文
例えば、以下のような議事録の一部をChatGPTに入力します：
「今回の会議では、次のイベント準備に関するスケジュールについて話し合いました。まず、準備物のリストアップと必要な担当者を決定しました。次に、会場の予約状況を確認し、予約の手続きを進めることになりました。また、イベント当日のスケジュール案についても話し合い、改善点があれば次回の会議で再検討する予定です。」
このテキストをChatGPTに入力し、「この議事録を要約して、重要なポイントだけを簡潔にまとめてください」と指示します。
要約結果の例
ChatGPTが出力する要約は以下のような形になります：
「次のイベント準備について、以下の事項が決定されました：1) 準備物のリストと担当者の決定、2) 会場の予約手続き、3) イベント当日のスケジュール案の再検討予定。」
このように、長い議事録も短時間で要点がまとめられ、必要な情報だけが明確に示されます。要約された内容をもとに会議内容を効率的に振り返ることで、情報を整理する手間も大幅に減らすことができます。
ChatGPTで議事録を編集するコツ
ChatGPTを使って議事録を編集する際には、いくつかの工夫を加えることで、さらにわかりやすい要約を作成できます。
具体的な指示を与える
ChatGPTに対して「重要な決定事項に焦点を当ててください」「アクションアイテムをリストアップしてください」といった具体的な指示を与えると、必要な情報だけを抽出しやすくなります。
複数の要約スタイルを依頼
最初の要約が理想的でなかった場合、「さらに短くしてください」や「箇条書きで要約してください」と追加の指示を与えると、視認性の高い形式での要約が得られます。特に箇条書きにすると、複数のポイントが見やすくなります。
継続的なフィードバックを活用する
ChatGPTに「もう少し詳しく説明して」と依頼することで、必要に応じて重要な部分を追加できます。継続的にフィードバックすることで、過不足なく情報が整理された要約が完成します。
ChatGPTを使うメリット
ChatGPTによる議事録要約の最大のメリットは、時間短縮と情報整理の精度向上です。
- 時間の短縮: 長い議事録から重要な部分をすぐに把握できるため、読み返す時間が大幅に削減されます。
- 情報の整理: 要約機能により、重要な決定事項やアクションアイテムが明確になり、後の作業もスムーズになります。
- 精度の向上: ChatGPTは指示通りの要約を出力できるため、効率的で信頼性のある内容が得られます。
さいごに
いかがでしたか？今回は、音声入力で作成した議事録をChatGPTで要約し、短時間で必要なポイントを把握する方法をお伝えしました。ChatGPTの要約機能を使えば、会議の重要ポイントだけを素早く確認できるので、日々の作業効率が大幅に向上します。
次回は、保護者会のタスク管理をさらに効率化するためのAIツールの使い方について解説します。ぜひチャンネル登録して、次回の動画もご覧ください。AIの力で皆さんの業務を楽にしましょう！それでは、次回の動画でお会いしましょう！
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