本日は、AIを使って会議記録を自動で要約し、要点だけを抜き出して他のメンバーに効率よく共有する方法についてご紹介します。会議記録には多くの情報が含まれますが、すべてを共有する必要はなく、特に重要な部分だけを伝える方が効率的です。ChatGPTを活用すれば、長い会議記録も短時間で要約し、必要なポイントだけを簡潔にメンバーに伝えることができます。今回は、この便利な要約と共有の方法をデモを交えながら解説していきます！
ChatGPTで会議記録を要約する方法
まずは、ChatGPTを使って会議記録を効率的に要約する基本的な手順を説明します。長い会議記録から重要なポイントを簡潔に抽出するためには、適切な指示を与えることが重要です。以下の手順で、会議内容の要約がよりスムーズに行えます。
会議記録の要約手順
ステップ1: 会議記録をChatGPTに入力
会議内容が記録されたテキストをコピーして、ChatGPTの入力欄に貼り付けます。会議内容が詳細に記載されている場合でも、ChatGPTはその中から要点を自動で抽出してくれるので、全体を貼り付けて問題ありません。要約を頼む際、特に長文の場合は全文をそのまま入力することで、必要な情報が漏れにくくなります。
ステップ2: 要約の指示を与える
ChatGPTに対して「この会議記録を要約し、重要なポイントだけを抽出してください」といった指示を与えます。指示に「簡潔に」「ポイントのみ」といったキーワードを含めると、ChatGPTが要点だけを抽出しやすくなります。また、「箇条書きで」と付け加えると、整理された見やすい要約が得られる場合もあります。
ステップ3: 要約された内容を確認・調整
ChatGPTが出力した要約を確認し、必要に応じて修正を加えます。要約が期待通りでない場合は、追加の指示を与えて調整します。指示を細かく調整することで、さらに精度の高い要約が得られることもあります。たとえば、「次回会議で話し合う事項は強調して」「担当者名も含める」などの追加指示を試してみてください。
ChatGPTによる会議記録の要約デモ
ここからは、実際にChatGPTを使って会議記録を要約するデモを行います。この例では、具体的な会議内容が記載されたテキストをChatGPTに入力し、要点だけを抜き出してもらう流れを見ていきましょう。
デモ内容
たとえば、以下のような会議記録をChatGPTに入力します：
「今回の会議では、次のイベントに向けた準備について話し合いました。まず、準備物のリストアップと担当者の割り当てを行い、必要な予算についても確認しました。また、イベント当日のスケジュール案について議論し、次回の会議で詳細を詰めることになりました。」
次に、このテキストをChatGPTに貼り付け、「この会議記録を要約し、重要なポイントだけを簡潔にまとめてください」と指示します。
要約の結果
ChatGPTが出力する要約の例は以下のようになります：
「次のイベント準備についての決定事項：
- 準備物リストの作成と担当者の割り当て。
- 必要な予算の確認。
- イベント当日のスケジュール案の確認、次回会議で詳細を決定。」
このように、長い会議記録も短時間で要約され、重要な情報だけが明確に示されるので、メンバー全員が必要な内容を簡単に把握できます。
要約された会議記録をメンバーに共有する方法
ChatGPTで要約した会議記録は、他のメンバーに共有することで、会議の内容が一目で理解できるようになります。ここでは、共有する際に便利な方法とポイントをご紹介します。
メッセージアプリでの共有
要約内容をそのままコピーして、LINEやSlack、メールなどでメンバーに送信します。箇条書きの形式で整理することで、読みやすく簡潔な共有が可能です。スマートフォンやPCで即座に確認できるため、メンバー間の情報共有がスムーズに進みます。
クラウドドキュメントに保存
要約内容をGoogleドキュメントやDropbox Paperに保存し、メンバーにリンクを共有する方法も便利です。こうすることで、全員がオンラインで記録を確認でき、コメントやフィードバックも追加しやすくなります。また、クラウド上で更新や修正も容易に行えるため、常に最新の情報をメンバーと共有できます。
ChatGPTで要約・共有を行うメリット
ChatGPTを使って会議記録を要約・共有することには、多くのメリットがあります。以下はその主なポイントです。
時間の節約
会議記録を手動で要約する時間が不要になり、ChatGPTが短時間で要点だけを抽出してくれるため、作業が効率化されます。これにより、他の業務に集中する時間が増え、会議後の整理作業にかける時間が削減されます。
情報の正確な伝達
必要な情報だけがコンパクトに整理されているため、他のメンバーも重要な内容を短時間で把握できます。要約が簡潔であればあるほど、情報が正確に伝わり、メンバー全員が同じ理解を共有できます。
視認性の向上
箇条書き形式で要約されることで、複数のポイントが視覚的に整理され、読みやすさが向上します。見やすく整理された要約を共有することで、メンバー全員が内容をスムーズに理解でき、次回の会議に向けた準備がしやすくなります。
さいごに
いかがでしたか？今回は、AIを使って会議記録を自動要約し、他のメンバーに効率的に共有する方法をお伝えしました。ChatGPTを使えば、長い会議記録も短時間で要約され、必要なポイントだけを簡潔に伝えることができます。こうすることで、情報共有の効率が大幅にアップし、メンバー全員が会議内容をすぐに把握できるようになります。
次回は、AIを使って保護者会のイベント準備リストを自動生成する方法をご紹介します。チャンネル登録をして、次回の動画もぜひご覧ください。AIを活用して、保護者会の運営をさらにスムーズにしていきましょう！それでは、また次回お会いしましょう！
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